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Incorporación de la empresa: requisito de la dirección de la oficina registrada

Este post se centra en el aspecto de la incorporación de una entidad extranjera en la India, que implica la presencia de una Oficina para residentes y los desafíos que enfrenta la misma. A través de esta publicación del blog, nuestro objetivo es dilucidar los desafíos enfrentados y sus soluciones sugeridas, que pueden realizarse de manera efectiva para hacer negocios en la India.

Disposiciones legales que se convirtieron en retos:

De acuerdo con las disposiciones de la Sección 12 de la Ley de Sociedades de 2013 (“la Ley”) que se lee con las Reglas 25 y 27 de las Reglas de Sociedades (Constitución) de 2014, se requiere que una empresa tenga una dirección física registrada, es decir, una dirección de oficina registrada en India dentro de los 30 días según la Ley de Sociedades (Modificación) de 2017 a partir de la fecha de incorporación. En cumplimiento de estas disposiciones, se requiere que una empresa presente cualquiera de los siguientes documentos que demuestren la existencia de los locales de la oficina registrada:

1. el documento registrado del título de los locales del domicilio social a nombre de la empresa; o

2. la copia certificada ante notario del contrato de arrendamiento / alquiler a nombre de la empresa junto con una copia del recibo del alquiler pagado que no tenga más de un mes; y

3. la autorización del propietario u ocupante autorizado de los locales junto con el comprobante de propiedad o la autorización de ocupación, para utilizar los locales de la empresa como su domicilio social; y

4. la prueba de evidencia de cualquier servicio público como teléfono, gas, electricidad, etc. que muestre la dirección de las instalaciones a nombre del propietario o documento, que no sea mayor de dos meses.

En este sentido, una empresa suele experimentar los siguientes desafíos:

Desafío 1

En el momento de la incorporación, se requiere que la entidad propuesta informe al Registro de Sociedades (“ROC”) sobre los locales de la oficina registrada propuestos junto con otros documentos relevantes. Dado que la compañía está en proceso de constitución, no está legalmente permitido celebrar un contrato válido en su propio nombre. Sin embargo, para cumplir con los requisitos legales, es necesario proporcionar una prueba de propiedad y dirección de dichos locales de oficina registrados. Un desafío importante de cómo tomar una dirección de oficina registrada antes de la incorporación de la compañía.

Sugerencia

Se sugiere que el director / promotor propuesto de la entidad pueda tomar un espacio temporal en la ciudad donde se propuso ubicar la oficina registrada mediante la celebración de un acuerdo verbal / escrito de arrendamiento con el propietario del local. Dado que la compañía está en proceso de incorporación, dicha dirección se puede mencionar en los formularios de incorporación que se deben presentar ante la ROC.

Después de la incorporación, una compañía puede ejecutar un acuerdo con el propietario de los locales en su propio nombre y los detalles de dichos locales registrados pueden enviarse a ROC mediante la presentación de los formularios pertinentes dentro del tiempo estipulado según lo prescrito en la Ley.

Además, se puede sugerir que la compañía propuesta puede tomar la oficina virtual de las otras compañías que proporcionan el espacio para la oficina registrada para establecer su negocio en la India.

Desafío 2

Hay instancias en las que los locales de oficina registrados están finalizados, pero debido a que la compañía está incorporada, el acuerdo no puede ejecutarse en su propio nombre y, por lo tanto, obtener el Certificado de No Objeción (“NOC”) del propietario / propietario junto con la prueba de la dirección, es decir, La factura de servicios públicos en apoyo de la misma se convierte en un proceso que requiere mucho tiempo. Este suele ser el caso cuando el propietario no está en contacto directo con el cliente para estos asuntos.

Sugerencia

En estos casos, se sugiere que el requisito de NOC junto con la copia de la factura de servicios públicos se pueda discutir con el propietario de las instalaciones en el momento de su conversación inicial para que el propietario esté al tanto de todos los requisitos. Además, una vez que se aprueba el nombre de la entidad propuesta, se puede compartir de antemano el borrador del CON basado en la información provista por el cliente y dichos documentos se pueden seguir rigurosamente para que las instalaciones de la oficina puedan registrarse sin problemas en los registros de ROC.

Desafío 3

En caso de que la propiedad de los locales esté a nombre de otra Compañía, en tales casos, se debe proporcionar una “Resolución del Directorio” aprobada en la reunión que otorga autoridad a la Compañía propuesta para el uso de los locales. En la mayoría de los casos, no es posible que las Compañías arrendadoras programen una reunión de la junta específicamente para este propósito y esto lleva a un retraso en el registro de los locales de la oficina con ROC.

Sugerencia

Se sugiere al cliente que el requisito de “resolución de la Junta” junto con el CON se puede discutir con el propietario en el momento de su conversación inicial. En caso de que una reunión de la junta se programe poco después de la finalización del lugar, un tema de la agenda para esta autorización se puede tomar junto con otros elementos. En esos casos, donde la reunión de la junta física no se puede llevar a cabo debido a algunas razones para esta agenda específica, se sugiere que la resolución sea aprobada a través de la circulación.

Desafío 4

Si existe alguna discrepancia entre la dirección registrada mencionada en la factura de servicios públicos y la dirección mencionada en los documentos de propiedad, la ROC generalmente presenta objeciones por dicha diferencia, lo que puede ocasionar un retraso en el registro de los locales de la oficina.

Sugerencia

En tales situaciones, es necesario garantizar que la dirección mencionada tanto en la prueba de propiedad como en la factura de servicios públicos sea la misma. En caso de variación, se sugiere modificar la factura de servicios públicos para reflejar la dirección completa y correcta de las instalaciones según los documentos de prueba de propiedad para evitar cualquier problema o demora. Además, estas cosas se pueden verificar y verificar antes de la incorporación de la compañía y las discrepancias se pueden resolver lo antes posible.

En ese sentido, concluimos esta publicación y esperamos que sirva de algún valor para las entidades extranjeras que pretenden hacer negocios en la India.

El próximo post de esta serie se centrará en el tema de la ejecución de documentos en caso de suscriptores / directores extranjeros.

¡Manténganse al tanto!

Escrito por Amrita Deol

Amrita es Subgerente en el equipo de Servicios de Secretariado Corporativo en Coinmen Consultants LLP.

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