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Incorporación de la compañía: realizar la ejecución de los documentos requeridos

Continuando de nuestra publicación anterior del blog que trata sobre los desafíos que enfrentan las entidades extranjeras que pertenecen a una oficina registrada en el momento de la incorporación, esta publicación cubre aspectos adicionales donde las entidades extranjeras generalmente encuentran dificultades en términos de tiempo y costos involucrados durante la ejecución de los documentos requeridos.

Incorporación de la compañía y la ejecución de documentos por suscriptores extranjeros:

  • Disposiciones legales que se convirtieron en retos:

De acuerdo con las disposiciones de la Sección 7 de la Ley de Sociedades de 2013 («Ley») que se lee con las Reglas de constitución de empresas de 2014 («Normas de incorporación») según se modifican de vez en cuando, se requiere que una Empresa ejecute varios documentos que requieren firmas de todos Suscriptores y directores desde la solicitud de los Certificados de Firma Digital («DSC») hasta la emisión del Certificado de Incorporación («COI»). Los siguientes son los documentos que requieren firmas y atestación:

  1. MOA y AOA
  2. Declaraciones / declaraciones juradas para actuar como primer director / suscriptor
  3. Pruebas de dirección e identidad.

D Se requiere que los documentos debidamente ejecutados en la forma prescrita se presenten en línea con el Registrador de Compañías («ROC») en formularios específicos para permitirle tomar medidas adicionales para la emisión de COI.

Hablando de la manera en que se ejecutan los documentos, la Regla 13 (5) de las Reglas de Incorporación establece que los documentos ejecutados por extranjeros que residen fuera de la India deben ejecutarse de la siguiente manera:

  1. Cuando el suscriptor al Memorándum es un extranjero que reside fuera de la India:

(a) en un país que forma parte del Commonwealth, sus firmas y dirección en el MOA, AOA y prueba de identidad serán notariados por un Notario (Público) en esa parte del Commonwealth.

(b) en un país que sea parte en el Convenio de La Haya sobre Apostilla (1961), sus firmas y dirección en el MOA, AOA y prueba de identidad serán notariados ante el Notario (Público) del país de origen y serán debidamente apostillado de conformidad con el mencionado Convenio de La Haya.

(c) en un país fuera del Commonwealth y que no sea parte en el Convenio de La Haya sobre Apostilla (1961), sus firmas y dirección en el MOA, AOA y prueba de identidad deberán ser notariados ante el Notario (Público) de dicho país y el certificado del Notario (Público) deberá ser autenticado por un Oficial Diplomático o Consular habilitado en este nombre bajo la Sección 3 de la Ley de Funcionarios Diplomáticos y Consulares (Juramentos y Honorarios) de 1948 (40 de 1948) o, donde no haya dicho funcionario por cualquiera de los funcionarios mencionados en la Sección 6 de la Ley de Comisionados de Juramentos, 1889 (52 y 53 Vic.C.10), o en cualquier Ley que modifique la misma;

(d) visitó la India y tenía la intención de incorporar una compañía, entonces la incorporación se permitirá si la persona tiene una visa de negocios válida.

El proceso de registro de la Compañía es un proceso paso a paso en el que la ejecución de documentos se realiza en tramos. El proceso de incorporación está limitado en el tiempo y todos los documentos ejecutados deben presentarse dentro de los 20 días a partir de la fecha de incorporación. En el caso de registro de la Subsidiaria de Propiedad Total («WOS») o la Compañía con suscriptores / directores extranjeros, se presentaron los siguientes desafíos:

Desafío 1:

Por lo general, obtener los documentos notariados / apostillados / consularizados fuera de la India de la Embajada de la India de los respectivos países es un ejercicio que requiere mucho tiempo y puede llevar de 15 a 20 días, incluso más en algunos casos. Además, también implica un costo sustancial que invita a incomodidad adicional a los clientes.

Dado que en nuestro caso, los suscriptores / promotores y directores residían en China en el momento de la ejecución de los documentos, este requisito estipulado en la ley debía cumplirse. La reducción en el plazo para la presentación de otros documentos a 20 días requiere una respuesta rápida en términos de obtener los documentos legalizados según el procedimiento prescrito.

Solución propuesta:

De acuerdo con la Regla 13 (5) (d) estipulada anteriormente, la disposición establece que, en caso de que los suscriptores del MOA hayan visitado la India y tengan la intención de constituir una empresa, en tal caso, la incorporación se permitirá si tiene un Visa Empresarial. Dada esta opción provista bajo las Reglas, sugerimos al cliente que planee una visita a India durante su proceso de incorporación. Esta recomendación se dio considerando que, en cualquier caso, los suscriptores / promotores tendrían que programar su visita a India en el momento de abrir una cuenta bancaria, ya que los banqueros generalmente prefieren una reunión cara a cara mientras ejecutan los documentos de apertura de cuenta. En cualquier caso, después de obtener el Certificado de Incorporación («COI»), se deben realizar otros registros que involucren firmas adicionales en el momento de la ejecución de dichos documentos.

Por lo tanto, en este caso, el cliente pudo programar el plan de viaje a India por un período de 10 a 15 días para facilitar la ejecución de los documentos de incorporación, sin tener que incurrir en tiempo y costos adicionales en el proceso de acercamiento a la Embajada de la India en China. Su presencia en la India facilitaría aún más la facilitación de la ejecución fácil y rápida de documentos para otros registros, también. Además, también nos pusimos en contacto con los banqueros para programar una reunión con el cliente durante su visita para abrir la cuenta bancaria de su compañía.

En los casos en que el organismo corporativo podría ser un suscriptor / promotor y donde el requisito de notariado / apostillado / consularizado era obligatorio, sugerimos el siguiente enfoque:

Antes de que ROC otorgara la aprobación del nombre, los documentos necesarios para los siguientes pasos se redactaron y se enviaron al cliente para su ejecución inicial. Fue posible adoptar este enfoque ya que había un nivel de certeza de que el nombre aplicado se aprobará sin que la ROC solicite aclaraciones.

Esto se aseguró mediante el ejercicio de vigilancia en el momento de presentar la solicitud de disponibilidad de nombre, en la que se prestó la debida atención a la adhesión de las Pautas de disponibilidad de nombre prescritas en la Ley. En el momento en que la ROC acordó su aprobación en la solicitud del nombre, los documentos ya se encontraban durante su proceso de ejecución.

Desafío 2:

De acuerdo con los requisitos estipulados en la Sección 7 de la Ley, una empresa privada debe tener un mínimo de dos miembros en el momento de la formación. En el caso de WOS, generalmente el representante autorizado de la empresa matriz y un accionista nominativo extranjero actúan como suscriptores del MOA y AOA para cumplir con el requisito de un mínimo de dos suscriptores. En tales casos, aunque la empresa se registra, se han enfrentado los siguientes desafíos durante el cumplimiento rutinario de la ley:

Después de la constitución, una empresa debe convocar reuniones del consejo y reuniones generales (la Asamblea General Anual y la Junta General Extraordinaria (‘EGM’) durante el año financiero. En el caso del EGM, la Sección 103 de la Ley requiere específicamente la presencia física de al menos dos accionistas / miembros en persona, en la India para constituir válidamente el quórum.

En la mayoría de los casos, se vio que el accionista nominativo extranjero y los representantes autorizados de la empresa matriz eran personas para las que viajar a la India con poca antelación o específicamente para cumplir el requisito del quórum no era factible. Esto obstaculizó las operaciones rutinarias de la empresa y llevó a un aumento en el costo de los cumplimientos. Sobre la base de nuestra experiencia, como un paso proactivo, para evitar que estos problemas se desarrollen, sugerimos lo siguiente:

Cuando el plan inicial de la empresa era designar a un extranjero en el caso del accionista designado (en nombre de la empresa matriz extranjera), explicamos los riesgos involucrados a los fines limitados de los cumplimientos de la Ley. Hubiera sido un desafío para el accionista extranjero nominado estar disponible en la India en la fecha de la reunión, en caso de que se requiera que la empresa sea objeto de transacciones urgentes.

Al anticipar este desafío, se sugirió que tanto el director residente como cualquier persona que esté normalmente disponible en la India se puedan registrar como accionistas nominales. El requisito de quórum también se puede cumplir en momentos de negocios urgentes para ser tramitados. Esta recomendación ayudó al cliente a ahorrar tiempo y costos al realizar las operaciones comerciales diarias de la Compañía.

Revisiones de la MCA sobre la Ley

Recientemente se ha otorgado un respiro muy necesario a los WOS, según el cual el Ministerio de Asuntos Corporativos («MCA», por sus siglas en inglés) ha notificado el inicio de la Sección 100 de la Ley modificada. Como resultado, un WOS ahora puede convocar reuniones generales (no reuniones generales anuales) fuera de la India. Esto facilitará y garantizará que las partes interesadas directas puedan asistir y participar en el EGM sin otorgar poderes a un tercero que no tenga participación directa en dichas transacciones comerciales diarias.

Conclusión

Completar con éxito las tareas basadas en los enfoques mencionados aumentó nuestra capacidad de pensar fuera de la caja y hacer el trabajo de la manera correcta.

Escrito por Amrita Deol

Amrita es Subgerente en el equipo de Servicios de Secretariado Corporativo en Coinmen Consultants LLP.